Contacteer ons op info@cultuurdrongen.be

uw actviteiten bekendmaken

Verenigingen kunnen er om verschillende redenen baat bij hebben een goede communicatie te voeren. Door communicatie
– krijg je bezoekers op je activiteiten
– kan je mensen informeren
– wordt jouw vereniging bekend
– trek je leden aan.

Hier vind je enkele tips om je activiteiten op een doeltreffende manier bekend te maken.

Omschrijf je doelgroep

Om de geschikte promotiemiddelen te kunnen inzetten moet je goed weten tot welk publiek jouw activiteit zich richt; m.a.w. omschrijf duidelijk wie uw doelgroep is.

Indien jouw activiteit enkel mikt op de leden van de vereniging, dan kan een leuke uitnodiging of een aankondiging in het ledenblad meestal volstaan.
Jongeren aantrekken voor een initiatief doe je beter met een smsje, een aankondiging op jouw facebookpagina, of een berichtje op Twitter.

Stem er de boodschap op af

De stijl en de vorm van de boodschap die je wil brengen moet zo goed mogelijk afgestemd worden op je doelgroep.
Wanneer je bijv. een kindernamiddag organiseert zal je boodschap er anders uitzien dan wanneer je uitnodigt voor een klassiek concert.

Hoedanook moet de aankondiging van je activiteit minstens volgende informatie bevatten.

• Een antwoord op de drie W-vragen
Wat? organiseer je, wat staat er op het programma¸ wie of wat zijn de uitvoerders
Wanneer? datum en uur, periode
Waar? adres van de zaal/locatie, hoe te bereiken

• Ingeval er moet betaald worden om deel te nemen vermeld je ook :
Hoeveel de toegangsprijs bedraagt
Of en waar er moet ingeschreven worden, tickets kunnen gekocht worden, gereserveerd moet worden, …

• Waar je meer info kan krijgen: een persoon, adres, tel.,e-mailadres, website
• Wie de organiserende vereniging is: logo, naam en adres vereniging, …

Een gouden regel: wees beknopt, je moet niet alles willen zeggen. Geef de essentie en verwijs voor meer informatie door naar bijv. een website.

Zoek de geschikte promotiemiddelen

Om een goed communicatieplan voor je initiatief te kunnen opstellen, inventariseer je best vooraf welke communicatiemiddelen je ter beschikking hebt. Daaruit kan je dan een ‘mediamix’ distilleren waarin je verschillende middelen creatief kan inzetten.

Hierna een aantal mogelijkheden.

Een uitnodiging is een zeer gerichte vorm van communicatie: je spreekt de mensen die je wil bereiken rechtstreeks aan.
Je kan de uitnodigingen zelf gaan bussen of ze per post versturen.
Indien je over een goed adressenbestand beschikt kan je de boodschap zelfs personaliseren. Dat is de meest efficiënte vorm van communicatie.
Helaas is dit middel niet altijd bruikbaar omwille van de hoge kost voor verzending.
Binnen verenigingen wordt op steeds grotere schaal gecommuniceerd met behulp van e-mail. Met behulp van e-mail, kan je in korte tijd veel mensen tegelijk bereiken.
Een e-mail is bedoeld voor snelle uitwisseling. Gebruik het ook zo. Lange mails worden over het algemeen wat minder goed gelezen en/of onthouden. Hou er rekening mee dat mensen die veel mailcorrespondentie ontvangen, zeer selectief zijn in het openen van hun binnenkomende mail. Zorg dus voor een aansprekende omschrijving in de onderwerpregel.
E-mail gaat snel maar is daarmee vluchtiger. Jouw boodschap krijgt meer impact wanneer je de tekst op een apart Word-document of als pdf-bestand als bijlage aan je e-mail meestuurt.
Als je hetzelfde mailtje aan verschillende mensen wilt sturen, maak je het persoonlijker als je het verschillende malen verstuurt met de naam in de aanhef. Dat is echter niet mogelijk bij een grote groep van bestemmelingen. Dan verstuur je de e-mail naar meerdere adressen tegelijkertijd. Hou rekening met de regels van de privacy: je mag de persoonlijke gegevens van iemand niet vrijgeven zonder diens toestemming. In dat geval plaats je dus de e-mailadressen in ‘blind copy’ (Bcc).
Wanneer je over een goed e-mailadressenbestand beschikt, kan je gebruik maken van digitale nieuwsbrieven. Je kan hiermee een vast lezerspubliek opbouwen.
Een handige tool daarvoor is Mailchimp (http://mailchimp.com). Met dit programma kan je online uitnodigingen en nieuwsberichten op elk gewenst moment naar een mailinglist doorsturen (tot max. 2000 adressen). Daardoor wordt het mailprogramma op je eigen computer niet overbelast. Mailchimp biedt een aantal ‘templates’ aan die er fris en professioneel uitzien. Je emailadressen kan je makkelijk in groepen onderverdelen waardoor je gerichter kan communiceren. De software is bovendien gratis.
Ook hier geldt de regel: wees beknopt en verwijs voor meer informatie door naar een website.

Elke culturele vereniging die haar werkgebied heeft in Drongen of die iets in Drongen orgainseert, kan haar activiteiten aankondigen in de maandelijkse e-nieuwsbrief van het Cultuurplatform. Die wordt gestuurd naar 660 adressen. Het volstaat om ten minste één week voor het einde van iedere maand de informatie door te sturen naar info@cultuurdrongen.be x
Een flyer of strooibiljet bestaat uit één vel papier, meestal niet groter dan A5-formaat.
De stijl van een flyer moet aangepast zijn aan de doelgroep. Het taalgebruik, de schrijfstijl, de vormgeving of de fotografie zal er bijvoorbeeld anders uitzien voor jongeren dan voor 65-plussers.
De tekst op een flyer is kort en krachtig. Schets de hoofdlijnen en verwijs voor details naar een website. Zorg er voor dat tekst en beeld aantrekkelijk en wervend zijn.
Je kunt ze uitdelen op straat, tijdens een evenement, op een plaats waar veel volk langskomt. Je kunt ze ook neerleggen in een kraam of winkel, of huis aan huis verspreiden.

Voor de huis-aan-huis verspreiding heeft BPost verschillende formules en speciale tarieven voor verenigingen.
Meer informatie vind je in deze brochure: http://www.bpost.be/site/nl/business/customer_service/brochures/pdf/tarifs_2013_biz_nl.pdfx
Een affiche kan gebruikt worden om de aankondiging van je activiteit via andere media, extra te ondersteunen. Tekst en beeld op de affiche verwijzen dus meestal naar een boodschap die al via een ander medium verspreid werd. Zo kan bijvoorbeeld een affiche voor een tentoonstelling ondersteunend zijn aan een artikel dat in de pers te lezen was.
Een affiche moet over het algemeen in een korte tijd (veel) effect hebben. Het is dan ook belangrijk dat je het op de juiste manier en op het juiste tijdstip (niet te lang voor je evenement) inzet.
Affiches laten maken neemt doorgaans een ferme hap in je budget. Wees er dus zuinig op. Hang ze op plaatsen waar veel mensen langs komen. Een affiche aan het venster van een bestuurslid in een afgelegen straat is leuk, maar ze levert geen enkele bijdrage aan uw communicatieplan.
Hou voor de afmetingen van uw affiches ook rekening met de plaats waar je ze kunt ophangen.
Indien je voor het ophangen van je raamaffiches beroep moet doen op de goodwill van plaatselijke handelaars en privéwoningen, dan heb je meer kans op slagen wanneer je ze niet groter maakt dan A3 formaat.

De stad Gent stelt in Drongen op 2 plaatsen affichageborden exclusief ter beschikking van de verenigingen voor het aankondigen van hun activiteiten:
– op het Drongenplein ((op het voetpad ter hoogte van het politiecommissariaat)
– in de Gavergrachtstraat (ter hoogte van Basisschool Sint-Paulus).
Om een affiche op te hangen aan de Sint-Pauusschool neem je contact met het secretariaat van de school (09 226 43 12 – Sint-Paulus.Drongen@telenet.be). Voor het Drongenplein kan je de affiches afleveren in het dienstencentrum (09 216 77 43).x
Via de pers kan je heel wat mensen bereiken. Vermits persmedia dagelijks ontelbare persberichten ontvangen zijn ze zeer selectief in het publiceren van berichten. Let er daarom op dat je bericht een zekere nieuwswaarde bevat en zorg voor een korte en bondige tekst met wat beeldmateriaal. Vermeld in je inleiding al waarover het gaat, zo kunnen journalisten heel snel de inhoud inschatten.
Het is ook mogelijk om een persconferentie te organiseren. Zorg er dan wel voor dat het voor journalisten de moeite waarde is om te komen door bv. een persmap te overhandigen, de kans om een unieke foto te nemen, een onthulling… Verstuur je persbericht ook naar andere organisaties, gemeentebestuur … Ze nemen je aankondiging misschien ook op in hun nieuwsbrieven/website.

Een actuele lijst met contactadressen van de regionale pers vindt je op de website van de stad Gent onder deze link: http://www.gent.be/docs/Departement%20Stafdiensten/Dienst%20Voorlichting/persmededelingen-bijlagen/regpers.pdfx

De UiTdatabank is een instrument voor de verzameling en verspreiding van het cultuur- en vrijetijdsaanbod in Vlaanderen en Brussel. Al je activiteiten gaande van lezingen tot concerten en van kermissen tot boekvoorstellingen kan je eenvoudig invoeren in de databank.
Die informatie wordt dan gepubliceerd op de veel bekeken website www.uitinvlaanderen.be en op www.uitingent.be
Je hoeft maar één keer in te voeren in de UiTdatabank om je aanbod te zien verschijnen in een heleboel agenda’s. Al meer dan 240 online, gedrukte en mobiele kanalen maken gebruik van de UiTdatabank. Zo wordt jouw activiteit opgepikt door een resem aan communicatiekanalen.
Een beknopte handleiding over het invoeren van gegevens in de UIT-databank vindt je hier:
http://www.cultuurnet.be/sites/default/files/Handleiding_UiTdatabank_v1_0.pdf
Een eigen website voor je vereniging verhoogt je zichtbaarheid en maakt je ook vindbaar. Het is het ideale communicatiemiddel om foto’s, nieuwsberichten, publicaties, activiteiten … te delen met anderen. Het is bovendien een bron van informatie die altijd ter beschikking is, je kan er dus altijd naar verwijzen.
Zorg er voor dat de informatie op je website altijd correct en actueel is. Bezoekers laten het snel afweten wanneer ze werken dat informatie verouderd is.
Bedenk ook dat een boodschap op je website zetten nog niet betekent dat ze ook gelezen wordt. Je zal dus inspanningen moeten doen om bezoekers naar je website te lokken.

Er bestaan verschillende toepassingen op het internet om zelf een website te bouwen. Zo bijvoorbeeld Weebly (www.weebly.com) dat volledig gratis is, inclusief webruimte en een domeinnaam. Een andere goedkope oplossing is een blog zoals bijvoorbeeld WordPress (nl.wordpress.com/) of Tumblr (www.tumblr.com).

Beschikt jouw vereniging niet over een computerbolleboos om zelf een website te maken, dan kan je jouw activiteit ook aankondigen in de activiteitenkalender op de website van het Cultuurplatform www.cultuurdrongen.be. Een mailtje naar info@cultuurdrongen.be met alle nuttige informatie volstaat.x
Sociale media zijn enorm populair. Hoewel iedereen spontaan aan Facebook denkt, zijn er ook andere manieren om via sociale media aanwezig te zijn op het net. Een greep uit het aanbod:
– Facebook: als persoon kan je een facebookaccount aanmaken maar als organisatie maak je beter een pagina aan. ‘Likers’ van je pagina kunnen zo alle laatste nieuwtjes volgen over activiteiten, fotoverslagen… En door het aanmaken van ‘evenementen’ op Facebook kan je extra communiceren over bepaalde activiteiten.

Je kan je activiteiten ook aankondigen op de Facebook fanpagina van het cultuurplatform: www.facebook.com/cultuurdrongenx

– Twitter: via Twitter kan je ‘tweets’ van 140 karakters de wereld insturen. Andere twitteraars kunnen je vereniging volgen en dus ook de nieuwsberichten. Je kan alvast al een kijkje nemen op de Twitterpagina van Heemkunde Vlaanderen.
– Fotosites: een beeld zegt meer dan duizend woorden. Een aantal websites waarmee je foto’s kan delen spelen hier alvast handig op in. Voorbeelden zijn Flickr en Picasa. Je kan er albums aanmaken en die tonen aan je publiek. Instagram is een nieuwer medium waarmee je foto’s, genomen met je smartphone, kan delen. Je kan een publieke pagina hebben of een privé-account waar enkel je volgers je foto’s kunnen zien.
– Videosites: een filmpje over je vereniging of een videoverslag van een activiteit. Kanalen als You Tube of Vimeo laten toe om je filmpjes op te laden en ze via je website of andere sociale mediakanelen te delen.
– Issuu: Issuu is een digitaal platform waarmee je publicaties kan delen. Tijdschriften of artikels zijn zo ook online vindbaar, makkelijk doorzoekbaar en staan open voor commentaren of reacties.

Back to Top
Enter your Infotext or Widgets here...